Sådan får I succes med at holde den perfekte konference
At holde en konference kan være en kompleks opgave men med den rette planlægning bliver opgaven ikke nær så uoverkommelig som den behøver være. Som med alt andet i livet kommer man nemmest igennem forløbet ved at lægge en plan, gerne god tid i forvejen , og så sørger man for eventualiteter hvis det ikke er muligt at overholde planen.
Sørg for at datoen for konferencen ikke er problematisk
Man kan ikke planlægge en konference og forvente at alle inviterede kan deltage, det ville være utopisk. Dog kan man sørge for at planlægge dagen således at så mange som muligt har mulighed for at deltage. Eksempelvis er dagen efter Kristi Himmelfart en dårlig dag da mange holder fri for at få en forlænget weekend. Det samme gør sig gældende i uge 41-42-43 og uge 6-7-8 på grund af skolernes efterårs og vinterferie. Derudover er fredage og mandage som regel dårlige valg da der er risiko for at folk holder lang weekend og generelt gælder det om at undgå sommerferie perioden. Herefter er det bare om at vælge en dato, gerne langt ude i fremtiden så der kan planlægges efter det, og så folk får det i kalenderen.
Vælg et centralt beliggende konferencecenter
Er det en større konference vil folk komme alle mulige steder fra, det kan ikke undgås. Derfor gælder det om at alle har mulighed for at komme til stedet uden at skulle køre 6 timer i bil. Eksempelvis er områderne omkring Århus og Randers oplagte da de er nemme at komme til, og særligt Århus ligger centralt i forhold til motorvej adgang, færgeankomst osv.
Starttidspunktet må ikke være for tidligt
Da mange mennesker kommer langvejs fra er det en dårlig idé at starte konferencen for tidligt , da mange så vil skulle meget tidligt op for at kunne nå det og derved vil være uoplagte til starttidspunktet. Alternativt skal man vælge et konferencecenter med overnatningsmuligheder. Læs mere her om et sted med overnatningsmuligheder.
Talerne skal være informative og nytænkende
Har du sørget for at konferencen er planlagt langt ude i fremtiden vil du have mulighed for at booke flere talere. Det vigtigste når du booker talere er de har et budskab, som de kan og vil formidle videre. Det bør være ny information for deltagerne. For her er det vigtigt at have respekt for deres tid og ikke spilde den.
Faciliteter er altafgørende
Sørg for at faciliteterne er indbydende, lyse sådan at folk føler sig godt tilpas. Vær sikker på at frokost og pause faciliteterne er rummelige og hyggelige og i det hele taget vær sikker på at det er et rart sted. Desto bedre folk føler sig desto nemmere er det for dem at optage alt den nye viden du vil dele med dem.
Inviterede
I forhold til gæstelisten så sørg for at invitere de mennesker, som vil få mest ud af dagen først. Dette kan du gøre ved at give dem Early Bird tilbud eller lignende. Herefter kan du fylde op med andre deltagere for til sidst at sælge de sidste pladser med ekstra rabat.
Lokaler / udstyr
En anden god ting at sikre sig er at de forskellige lokaler som deltagerne skal bruge har de rette muligheder for talerne. Skal de bruge et Whiteboard er det vigtigt at der er tilstede, det samme gør sig gældende med en projektor osv.
Maden er vital
Maden midt på dagen skal være med til at tanke deltagernes energi op. Derfor er det vigtigt at maden er indbydende og ser lækker ud. Kan den være sund er dette også et stort plus. Lad være med at spare her da det vil medføre negativ respons fra deltagerne.
Følger du alle disse råd er du sikker på at din konference bliver en succes.